Hoe een event-app de duurzaamheid van een event meetbaar maakt

Meer dan een digitale agenda Een event-app wordt door de meeste organisatoren ingezet als digitale vervanging van het programmaboekje: deelnemers kunnen de agenda bekijken, sprekers opzoeken en hun eigen sessieplan samenstellen. Dat is nuttig, maar het is ook de minst interessante functie van een modern platform. Wat de meeste organisatoren niet benutten is dat een app een dataverzamelingsinstrument is dat inzicht geeft in hoe het event daadwerkelijk wordt gebruikt, en dat die data direct bruikbaar is voor de duurzaamheidsrapportage. Welke sessies worden het meest bezocht? Welke netwerkmomenten worden actief benut en welke worden overgeslagen? Hoeveel deelnemers hebben hun reiswijze bij de registratie opgegeven, en wat is de verdeling tussen auto, trein en fiets? Dat zijn vragen waarop een event-app antwoord kan geven, mits de app goed is ingesteld en de dataverzameling bewust is ontworpen. Transportdata als meest waardevolle duurzaamheidsindicator De transportkeuze van deelnemers is de grootste variabele in de CO2-voetafdruk van een event, en ook de variabele die organisatoren het minst goed in beeld hebben. Een event-app die bij registratie vraagt hoe de deelnemer van plan is te reizen, geeft na het event een overzicht dat direct kan worden omgezet in een CO2-berekening. Als tachtig procent van de deelnemers de trein heeft genomen, levert dat een heel andere uitkomst op dan als tachtig procent met de auto is gekomen. Die data heeft ook een functie voor de volgende editie van het event. Als blijkt dat de reistijden per OV vanuit een bepaalde regio structureel lang zijn, is dat een argument om de locatie van de volgende editie aan te passen of om georganiseerd groepsvervoer vanuit die regio aan te bieden. De app maakt het mogelijk om die beslissing te baseren op feiten in plaats van op aannames. Sessiedata en verspillingsreductie Sessie-aanwezigheidsdata helpt ook bij het reduceren van overbodig programmering, wat indirect een duurzaamheidsdimensie heeft: minder sessies die niemand bezoekt, betekent minder AV-apparatuur die de hele dag aan staat in een lege ruimte, minder catering die wordt klaargemaakt voor een sessie die slecht wordt bezocht, en een compacter programma dat minder ruimte nodig heeft. Een app die laat zien dat een bepaalde track structureel tien procent van het verwachte publiek trekt, geeft de organisator de informatie die nodig is om die track bij de volgende editie niet opnieuw te programmeren of anders in te vullen. De rapportage aan de opdrachtgever wint aan geloofwaardigheid als ze wordt ondersteund door objectieve gebruiksdata. Een NPS van 7,8 gecombineerd met de mededeling dat 71 procent van de deelnemers per OV is gereist en dat de meest bezochte sessie drie keer zo populair was als de minst bezochte, is een rapport dat iets zegt. Een impressieverslag met sfeerbeelden is dat niet.

Hoe een event-app de duurzaamheid van een event meetbaar maakt

Lees verder in de community