Hoe een internationale association haar congres verduurzaamt zonder de deelnemers te verliezen

Het grootste duurzaamheidsprobleem in de eventsector Internationale congressen zijn de categorie events met de hoogste CO2-voetafdruk per deelnemer, precies omdat de deelnemers uit de hele wereld komen en de reiskilometers daarmee exponentieel oplopen ten opzichte van nationale events. Een Europees congres waarbij de helft van de deelnemers uit buiten Europa vliegt, heeft een CO2-belasting die de meeste andere duurzaamheidskeuzes volledig overschaduwt, hoe groen de locatie ook is, hoe plantaardig het menu ook is en hoeveel bomen er ook worden geplant als compensatie. Dat is geen reden om internationale congressen af te schaffen. Het is een reden om er bewust mee om te gaan en om de keuzes die de reisimpact het sterkst beinvloeden, als eerste aan te pakken. Internationale verenigingen die dit serieus nemen, beginnen bij de vraag wie er heen reist, hoe ver, en of dat per se nodig is. Een Europese editie naast de wereldconferentie Een van de meest effectieve structurele aanpassingen is het introduceren van een regionale editie voor Europese leden, als aanvulling op de jaarlijkse wereldconferentie. In plaats van dat alle Europese leden naar een congres in Singapore of Chicago vliegen, is er een Europees congres in een goed per trein bereikbare stad, met een deel van de programma die via livestream ook internationaal toegankelijk is. De vliegkilometers van de Europese deelnemers worden daarmee gehalveerd of meer, terwijl de verbinding met de internationale community behouden blijft via hybride participatie. Steden als Amsterdam, Brussel, Parijs en Berlijn zijn vanuit de meeste Europese landen binnen vier uur per trein te bereiken, wat ze bij uitstek geschikt maakt als congresbestemming voor een Europees publiek dat bewust kiest voor minder vliegen. Dat is ook een marketingargument richting deelnemers die duurzame reiskeuzes maken maar doorgaans geen alternatief hebben als het congres alleen in een stad buiten Europa plaatsvindt. Hybride als structurele keuze, niet als noodoplossing Hybride participatie werkt het beste als het van meet af aan als een volwaardige deelnamevorm is ontworpen, niet als een toegevoegde livestream als bijdacht. Dat betekent: een programma dat ook voor online deelnemers inhoudelijk waardevol is, een moderator die de online groep actief begeleidt, en interactiemomenten die ook voor deelnemers op afstand zinvol zijn. Voor deelnemers die meer dan duizend kilometer moeten reizen voor een congres waarbij ze maar een of twee sessies bijwonen die direct relevant zijn voor hun werk, is hybride deelname niet een concessie maar een logische keuze. CO2-compensatie voor onvermijdelijke vluchten hoort bij de aanpak maar is het sluitstuk, niet het startpunt. Een association die vluchten compenseert maar verder niets verandert aan het reismodel van haar congres, doet aan symptoombestrijding. Een association die haar congresmodel herdenkt en compensatie gebruikt voor de resterende uitstoot, heeft een aanpak die ook intern te verdedigen is en die deelnemers als geloofwaardig ervaren.

Hoe een internationale association haar congres verduurzaamt zonder de deelnemers te verliezen

Lees verder in de community