Hoe een professionele PCO anders naar een locatie kijkt dan een interne eventorganisator

Twee typen klanten, twee totaal verschillende gesprekken Een professionele congresorganisator die een locatie belt voor een offerte, stelt in de eerste vijf minuten vragen die een locatiemanager direct vertellen met wat voor ervaren inkoper hij te maken heeft. Hij wil weten wat de maximumcapaciteit in theateropstelling is, of er exclusiviteit mogelijk is op de catering, hoe de technische rider eruitziet en of er een vaste AV-partner verplicht is. Hij heeft die vragen al tientallen keren gesteld bij andere locaties en hij weet wat een goed antwoord is en wat een ontwijkend antwoord is. De interne HR-medewerker die dezelfde dag belt voor een teamdag van dertig mensen, stelt andere vragen. Of het er gezellig uitziet. Of er een goede lunch kan worden verzorgd. Of er parkeergelegenheid is. Of de locatie ook een programmavoorstel kan doen, want ze weet eigenlijk niet precies wat er die dag moet gebeuren. Dat is geen onprofessionele vraag maar de vraag van iemand die dit voor het eerst of het tweede keer doet en die precies zoveel wil regelen als strikt noodzakelijk is. Wat de PCO als eerste controleert Een professionele PCO beoordeelt een locatie op criteria die hij via een vaste workflow doorloopt. Capaciteitsschema voor alle ruimtes in meerdere opstellingen. Technische specificaties van de AV-installatie, of de mogelijkheid om een externe AV-partner in te brengen. Exclusiviteitsafspraken over catering en leveranciers. De contractvoorwaarden, met name de annuleringsclausule en de betalingstermijnen. Duurzaamheidscertificeringen als die zijn vereist door de opdrachtgever. En de bereikbaarheid in reistijden vanaf de vier grote steden. Sfeer en uitstraling spelen een rol in de beslissing maar pas nadat de harde criteria zijn doorlopen. Een PCO die een locatie aanbeveelt bij zijn opdrachtgever, moet die keuze kunnen verdedigen op basis van feitelijke informatie, niet alleen op basis van een goede indruk. De locatiewebsite die alleen sfeerbeelden toont en geen technische specificaties biedt, verliest de PCO al in de eerste minuut van zijn zoektocht. Wat de interne organisator als eerste controleert De interne organisator heeft een andere hiërarchie van criteria. Sfeer en uitstraling komen eerder dan technische specificaties, omdat hij zijn keuze intern moet verkopen aan een directeur of een MT dat de locatie niet kent. Prijs is prominenter aanwezig, omdat hij een budget heeft gekregen en niet wil terugkomen met een offerte die dubbel zo hoog is als verwacht. Ontzorging is een kernbehoefte: een locatie die alles regelt en hem alleen hoeft te bevestigen, is meer waard dan een locatie die een lage prijs biedt maar waarbij alles los moet worden geregeld. Een locatie die haar communicatie afstemt op beide doelgroepen tegelijkertijd, loopt het risico geen van beiden goed te bedienen. Een betere aanpak is een propositionering die afhankelijk van het eerste contact snel switcht: voor de PCO direct door naar capaciteitsschema's en technische informatie, voor de interne organisator beginnen met de vraag wat het doel van het event is en van daaruit meebouwen aan de invulling.

Hoe een professionele PCO anders naar een locatie kijkt dan een interne eventorganisator

Lees verder in de community