Hoe je als locatie een duurzaamheidsrapport opstelt dat planners werkelijk gebruiken

Het verschil tussen een marketingdocument en een bruikbaar rapport De meeste duurzaamheidsrapporten die locaties publiceren, zijn gemaakt voor twee doelgroepen die eigenlijk geen van beide goed worden bediend: de toekomstige boeker die wil zien dat de locatie duurzaam bezig is, en de interne directie die wil zien dat er iets aan duurzaamheid wordt gedaan. Het resultaat is een document met mooie foto's van groen dak of een moestuin, een lijst van ambities voor de komende jaren, en weinig getallen. Dat document ziet er professioneel uit maar is voor een planner die een CO2-rapportage moet opstellen voor zijn opdrachtgever volstrekt onbruikbaar. Wat planners nodig hebben is iets anders: concrete, verifieerbare gegevens per event, in een format dat ze direct kunnen kopiëren naar hun eigen rapportage of doorsturen naar de compliance-afdeling van de opdrachtgever. Dat is een andere ambitie dan een marketingbrochure, en het vraagt een andere aanpak. Welke data er in het rapport moet Een bruikbaar duurzaamheidsrapport per event bevat minimaal vijf elementen. Energieverbruik in kilowattuur voor de gebruikte ruimtes en de tijdsduur van het event. Percentage hernieuwbare energie in de totale energiemix van de locatie, of bevestiging dat de locatie volledig op groene stroom draait. Afvalhoeveelheid per categorie: restafval, papier, PMD en compost in kilogram. Compensatiedata: hoeveel is er bijgedragen aan boomplanting of een ander compensatiemechanisme, uitgedrukt in bomen of kilogram CO2-equivalent. En een overzicht van de cateringkeuzes die zijn gemaakt, met een indicatie van het percentage lokale of plantaardige ingrediënten. Die vijf elementen zijn genoeg voor een planner om een betrouwbare schatting te maken van de CO2-voetafdruk van het event en om de compensatiemaatregelen te documenteren. Ze zijn niet perfect, ze laten zaken als transportemissies van deelnemers onberoerd, maar ze leveren de data die een locatie zelf kan meten en controleren. Welke systemen er voor nodig zijn Energiemeting per ruimte vraagt submeting, een relatief kleine investering per meetpunt die inzicht geeft in wat er feitelijk wordt verbruikt per zaal per dag. Afvalregistratie vraagt weging per categorie aan het eind van elk event, iets wat met een eenvoudige haakweegschaal en een spreadsheet al te organiseren is. Compensatiedata is beschikbaar via het Greenbookings-platform voor locaties die daarbij zijn aangesloten. Cateringdata vraagt afstemming met de cateraar over het inkoopprofiel van de gebruikte ingrediënten. Het format waarin het rapport het nuttigst is voor planners, is een eenvoudig A4-document of een gestructureerde e-mail die de vijf elementen per event benoemt, met de datum van het event als referentie. Geen opmaakvereisten, geen uitgebreide verklaringen, alleen de getallen en een korte toelichting per post. Planners die dit ontvangen, kunnen het direct gebruiken. Planners die een glossy PDF moeten doorkammen om drie bruikbare getallen te vinden, doen dat na een keer niet meer.

Hoe je als locatie een duurzaamheidsrapport opstelt dat planners werkelijk gebruiken

Lees verder in de community