Wat deelnemers werkelijk willen uit een congres, en hoe dat verschilt van wat organisatoren denken

Een kloof die in de cijfers zichtbaar is Het Freeman 2025 Experience Trends Report legt een ongemakkelijke discrepantie bloot. Drieentachtig procent van de eventorganisatoren is ervan overtuigd dat hun event deelnemers een memorabel hoogtepunt bezorgt. Onder de deelnemers zelf zegt veertig procent er daadwerkelijk een te hebben ervaren. Die kloof van meer dan veertig procentpunten zit niet in de kwaliteit van het catering of de geluidstechniek, maar in de fundamentele vraag wat een deelnemer eigenlijk van een event verwacht en wat de organisator denkt dat hij verwacht. Het antwoord is minder ingewikkeld dan het lijkt. Deelnemers komen niet voor spektakel. Ze komen om iets te leren, om mensen te ontmoeten die relevant zijn voor hun werk of hun carriere, om een product of een idee van dichtbij te zien dat ze anders alleen via een scherm kennen, of gewoon om eens een dag buiten het kantoor te zijn in een omgeving die anders denkt dan de kantooromgeving. Dat zijn concrete, tastbare doelen die niet per se worden bediend door een indrukwekkende openingssessie met lichtshow. Minder entertainment, meer inhoud Organisatoren die de kloof willen dichten, beginnen vaak op de verkeerde plek: ze voegen iets toe aan het programma in plaats van iets weg te halen. Een extra keynote spreker, een interactieve installatie in de hal, een spectaculaire locatiekeuze. Maar deelnemers die het meest tevreden zijn over een congres, waarderen doorgaans niet het extra's maar de kern: een agenda die precies genoeg biedt zonder te overladen, sprekers die echt iets te zeggen hebben en dat ook beknopt doen, en pauzes die lang genoeg zijn om een echt gesprek te voeren. Dat laatste is misschien wel het meest ondergewaardeerde element van een goed congres: de ongestructureerde tijd tussen de sessies door. Een pauze van twintig minuten voelt voor de organisator als leegloop, maar voor de deelnemer die iemand tegenkomt die hij al twee jaar niet heeft gesproken, is het de reden waarom hij morgen terugkomt. Een agenda die die gesprekken structureel onmogelijk maakt door sessies achter elkaar te plannen, snijdt in zijn eigen vlees. Wat dit betekent voor de locatiekeuze De implicatie voor locatiekeuze is directer dan ze op het eerste gezicht lijkt. Als netwerken een van de voornaamste redenen is waarom deelnemers een congres bezoeken en er graag bij terugkomen, is een locatie die informele ontmoetingen faciliteert meer waard dan een locatie met een betere lunch of een mooiere foyer. Dat betekent: voldoende ruimte buiten de plenaire zaal, plekken waar mensen even kunnen gaan zitten met twee of drie anderen, een terras of een binnentuin voor degenen die buiten beter praten dan binnen, en een indeling waarbij je de mensen tegenkomt die je wilt spreken in plaats van dat iedereen na iedere sessie naar dezelfde overvolle koffiehoek stroomt. De locatie die dit begrijpt en dit ook actief communiceert in haar propositie, spreekt de organisator aan die dit leest en die zijn volgende congres anders wil aanpakken dan het vorige.

Wat deelnemers werkelijk willen uit een congres, en hoe dat verschilt van wat organisatoren denken

Lees verder in de community