Welke event management software verschil maakt bij het organiseren van duurzame events

Een markt die beweegt Vijfentachtig procent van de eventorganisatoren gebruikt event management software bij het plannen en uitvoeren van events. Maar het percentage dat overweegt van platform te wisselen, is ook hoog: bijna zeventig procent heeft dat in onderzoek aangegeven. Dat suggereert een markt die in beweging is, waarbij de huidige platformen blijkbaar niet volledig voldoen aan de behoeften van hun gebruikers. Een van de redenen die in de feedback terugkomt, is het ontbreken van ingebouwde functionaliteit voor duurzaamheidsregistratie en -rapportage. Dat is een lacune die de meest moderne platformen beginnen te vullen, maar die bij de meerderheid van de tools nog niet is ingericht als standaardfunctie. Voor organisatoren die duurzaamheidsdata serieus nemen, is de vraag welk platform die behoefte het beste bedient een relevante factor bij de platformkeuze of bij de platformevaluatie bij contractverlenging. Wat je mag verwachten van een modern platform CO2-tracking per event is de meest gevraagde functionaliteit en ook de meest basale: de mogelijkheid om per boeking of per event de CO2-voetafdruk te registreren en te exporteren naar een rapportageformat. Platforms die dit aanbieden, integreren daarvoor doorgaans een emissiefactorbibliotheek die de inputvariabelen zoals transportmodaliteit, locatietype en catering omzet in een CO2-getal. De nauwkeurigheid varieert, maar de functionaliteit verlaagt de drempel voor organisatoren die anders handmatig zouden moeten berekenen. Afvalregistratie als aparte module is zeldzamer maar beschikbaar bij platformen die expliciet op duurzaamheid focussen. Reisdata van deelnemers, verzameld via de registratiemodule, is een tweede bron die bij goede platforms direct wordt omgezet in mobiliteitsrapportage. Papierloos check-in via QR-code of NFC is inmiddels een standaardfunctie bij de meeste moderne platformen. De rapportagemodule die al deze data samenvoegt in een exporteerbaar duurzaamheidsoverzicht, is de functie die het meest verschil maakt voor organisatoren die hun opdrachtgevers na afloop van een event willen voorzien van bruikbare data. Hoe je platformen vergelijkt op duurzaamheidsfunctionaliteit Bij het evalueren van event management software op duurzaamheidsaspecten is het zinvol om een concrete testcase te gebruiken: neem een event dat je onlangs hebt georganiseerd, en probeer binnen het platform de CO2-voetafdruk te berekenen, de reisdata van deelnemers te registreren en een exporteerbaar rapport te genereren. Als dat niet lukt, weet je wat er ontbreekt. Als het wel lukt, is de vraag hoeveel handmatige stappen er nodig zijn en of het platform die stappen in de toekomst kan automatiseren. Platforms die geen native duurzaamheidsfunctionaliteit bieden, kunnen soms worden uitgebreid via integraties met gespecialiseerde tools. Maar elke extra integratie voegt complexiteit toe en vergroot de kans op dataverlies tussen systemen. De ideale situatie is een platform dat duurzaamheidsregistratie als onderdeel van de standaardworkflow behandelt, niet als een add-on die achteraf is toegevoegd.

Welke event management software verschil maakt bij het organiseren van duurzame events

Lees verder in de community